W dniu 13.11.2024r. uchwałą Zarządu, w Megatem EC-Lublin wprowadzona została procedura zgłoszeń wewnętrznych, na podstawie przepisów art. 24 i 25 Ustawy z dnia 14.06.2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024.928).

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa
w MEGATEM EC-Lublin

Zasady ogólne

§ 1

1. Podstawowym celem niniejszej Procedury jest ustalenie zasad informowania o nieprawidłowościach w MEGATEM EC-Lublin Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu działań odwetowych wobec Sygnalisty.
2. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, rozumianych jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczących:
   • korupcji,
   • zamówień publicznych,
   • usług, produktów i rynków finansowych,
   • przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
   • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
   • bezpieczeństwa transportu,
   • ochrony środowiska,
   • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
   • bezpieczeństwa żywności i pasz,
   • zdrowia i dobrostanu zwierząt,
   • zdrowia publicznego,
   • ochrony konsumentów,
   • ochrony prywatności i danych osobowych,
   • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
   • interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
   • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

§ 2

Ilekroć w niniejszej Procedurze mowa jest o:

1. Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
2. MEGATEM należy przez to rozumieć spółkę z ograniczona odpowiedzialnością MEGATEM EC LUBLIN z siedzibą w Lublinie;
3. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza oraz praktykanta;
4. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
5. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
6. Osobie powiązanej z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
7. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w MEGATEM lub na jego rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w firmie Wipasz S.A., w której Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
9. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie o sygnalistach;
10. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie MEGATEM informacji o naruszeniu prawa;
11. Zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
12. Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
13. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w Kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
14. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez MEGATEM w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach niniejszej Procedury.
15. Ustawa – Ustawa z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24).
16. Podmiot Upoważniony : Zbigniew Wojczuk

§ 3

1. Zgłoszenie wewnętrzne może zostać złożone w następujący sposób:
   • w formie pisemnej – poprzez wysłanie Zgłoszenia wewnętrznego na adres Podmiotu Upoważnionego do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych: Zbigniew Wojczuk, ul. Mełgiewska 7-9; 20-952 Lublin
   • w formie elektronicznej – poprzez wysłanie Zgłoszenia wewnętrznego na adres poczty elektronicznej Podmiotu Upoważnionego: skrzynka@megatem-ec.pl
2. Zgłoszenie wewnętrzne powinno być opatrzone podpisem (imieniem i nazwiskiem) oraz zawierać adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej Sygnalisty.
3. Zgłoszenie wewnętrzne musi zawierać następujące informacje:
   • data i miejsce naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania informacji o naruszeniu prawa,
   • szczegółowy opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa,
   • wskazanie podmiotu lub osoby, której Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy,
   • wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
   • przedstawienie dowodów na poparcie zgłaszanych informacji o naruszeniu prawa,
   • wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

§ 4

Przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego

1. Podmiot Upoważniony, w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego, jest obowiązany do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego.
2. Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego.
3. Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której Sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 5

Komisja do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa

1. Zgłoszenia wewnętrze, przyjmowane przez Podmiot Upoważniony, są następnie rozpoznawane przez bezstronną Komisję do spraw rozpoznawania zgłoszeń naruszeń prawa (dalej „Komisja”).
2. Komisja jest bezstronnym organem upoważnionym do podejmowania Działań następczych w rozumieniu Ustawy, włączając w to weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
3. Komisja zobowiązana jest do podejmowania Działań następczych z zachowaniem należytej staranności, rzetelności i bezstronności.
4. Podmiot Upoważniony powołuje 3-osobową Komisję, składającą się z Podmiotu Upoważnionego - Przewodniczącego Komisji oraz dwóch niezależnych, bezstronnych specjalistów, posiadających kompetencje i wiedzę z zakresu, którego dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne.
5. W skład Komisji mogą wchodzić wyłącznie osoby bezstronne, obiektywne oraz takie, wobec których nie występuje konflikt interesów.
6. Wybór członków Komisji powinien zostać przez Podmiot Upoważniony należycie uzasadniony.
7. Członkowie Komisji, co do których z treści Zgłoszenia wewnętrznego wynika, że mogą być zaangażowani w naruszenie prawa stanowiące przedmiot Zgłoszenia wewnętrznego lub zachodzą inne uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności, nie mogą brać udziału w pracach Komisji dotyczących rozpoznawania danego Zgłoszenia wewnętrznego.
8. Członkowie Komisji, wykonujący zadania w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych Sygnalistów, wykonują powyższe czynności na podstawie pisemnego upoważnienia.
9. Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania Działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywali tę pracę. Zawarcie pisemnej umowy o zachowaniu poufności z każdym z Członków Komisji jest obowiązkowe.
10. Członkowie Komisji zobowiązani są podjąć z zachowaniem należytej staranności, wszelkie niezbędne działania, mające na celu zachowanie w tajemnicy informacji, danych osobowych oraz wszelkich dokumentów otrzymanych lub wytworzonych w trakcie podejmowanych przez Komisję czynności.

§ 6

Postępowanie wyjaśniające

1. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest przez Członków Komisji.
2. Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą Zgłoszenia wewnętrznego.
3. Wstępna analiza Zgłoszenia wewnętrznego ma na celu ustalenie, czy Zgłoszenie wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
4. W przypadku, gdy na etapie wstępnej analizy Komisja uzna, że Zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego, odstępuje od wszczęcia postępowania wyjaśniającego.
5. Komisja informuje Sygnalistę w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia Postępowania wyjaśniającego o tym fakcie, w formie tożsamej ze sposobem złożenia zgłoszenia lub wskazanej przez Sygnalistę jako preferowanej formie kontaktu.
6. W toku postępowania wyjaśniającego, Komisja, w celu ustalenia zasadności i prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa wskazanej w Zgłoszeniu wewnętrznym, podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, odpowiednie Działania następcze.
7. Komisja może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania Zgłoszenia wewnętrznego.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Komisja podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia wewnętrznego.
9. W przypadku, gdy Komisja uzna, że doszło do naruszenia prawa, decyzja zawiera rekomendacje krótkofalowe co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.
10. Decyzje Komisji zapadają zwykłą większością głosów.
11. Komisja przeprowadza Postępowanie wyjaśniające, podejmuje Działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną Sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenia nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
12. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
13. Procedura nie przewiduje przyjmowania zgłoszeń anonimowych, do których może być stosowany art. 7 Ustawy.

§ 7

Działania odwetowe

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowanie działania odwetowe polegające w szczególności na:
   • odmowie nawiązania stosunku pracy;
   • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   • niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   • mobbingu;
   • dyskryminacji;
   • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
3. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Ustawy od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Postanowienia § 7 stosuje się do Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą, jeżeli pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą.
5. Kto wbrew przepisom ustawy podejmuje działania odwetowe wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 8

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą jest MEGATEM.
2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych osoba, której dane dotyczą może kontaktować się na adres spółki: ul. Mełgiewska 7-9; 20-952 Lublin lub na adres e-mail: skrzynka@megatem-ec.pl
3. Podmiot Upoważniony prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych, w którym umieszcza się dane takie jak:
   • numer zgłoszenia;
   • przedmiot naruszenia prawa;
   • dane osobowe Sygnalisty oraz Osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   • adres do kontaktu Sygnalisty;
   • datę dokonania zgłoszenia;
   • informację o podjętych działaniach następczych;
   • datę zakończenia sprawy.
4. Podmiot Upoważniony przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego oraz w zakresie niezbędnym do prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, Podmiot zewnętrzny usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane z tym zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania.
8. Przepisu ust. 7 nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
9. Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego zgłoszenia wewnętrznego nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób chyba, że wynika to z przepisu prawa, podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych i jest przechowywana w sposób umożliwiający do niej dostęp jedynie przez osoby upoważnione.
10. Kto wbrew przepisom ustawy narusza obowiązek zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

§ 9

Informacja o sposobie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Przepisy art. 26 ust. 2-8 Ustawy stosuje się odpowiednio.
4. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
   • w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
   • w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
5. W stosownych przypadkach zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

§ 10

Postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialnymi za zapoznanie podległych Pracowników z niniejszą Procedurą są Kierownicy / Dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych MEGATEM .
2. Każdy z Pracowników MEGATEM ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury oraz złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą.
3. Nowo zatrudniony Pracownik MEGATEM ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury przed rozpoczęciem wykonywania pracy oraz złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą.
4. Nowo zatrudniony Pracownik MEGATEM ma obowiązek zapoznania się z treścią niniejszej Procedury przed rozpoczęciem wykonywania pracy oraz złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszą Procedurą.
5. Niniejsza Procedura została ustalona po konsultacji z działającymi w MEGATEM organizacjami związkowymi.
6. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w MEGATEM.

Uchwała do pobrania